TRIỂN KHAI ĐỒNG BỘ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI

Sau khi thực hiện việc sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã, công việc chứng thực tại nhiều UBND xã, phường tăng mạnh, gây áp lực cho đội ngũ công chức làm công tác tư pháp ở cơ sở. Chính vì vậy, Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai đã chủ động triển khai nhiều giải pháp đồng bộ, chấn chỉnh bất cập và hoàn thiện hành lang pháp lý, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực chứng thực.

Áp lực công việc sau sáp nhập

Thực hiện chủ trương sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính, nhiều UBND cấp xã tại Đồng Nai có quy mô dân số, địa bàn và khối lượng công việc rất lớn trong nhiều lĩnh vực quản lý. Trong đó, lĩnh vực chứng thực có thay đổi lớn do số lượng hồ sơ tăng đột biến trong điều kiện việc bố trí công chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực còn thiếu hụt và quy định về thẩm quyền chứng thực chưa thay đổi kịp thời so với nhu cầu của thực tiễn nên áp lực rất lớn đến đội ngũ công chức tại địa phương.

Công chức tư pháp – hộ tịch tại cấp xã phải tiếp nhận và giải quyết hàng trăm hồ sơ mỗi ngày, bao gồm chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ; chứng thực chữ ký; chứng thực các loại hợp đồng và giao dịch dân sự. Đặc biệt, khối lượng hồ sơ tăng nhanh, nhất là vào những ngày cuối tuần hoặc đầu tháng. Nếu không có giải pháp hỗ trợ, rất khó đảm bảo tiến độ và chất lượng phục vụ.

Chấn chỉnh tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực

Trước thực tế khối lượng công việc chứng thực tại nhiều UBND cấp xã tăng lên là một phần bắt nguồn từ nguyên nhân nhiều cơ quan, đơn vị vẫn yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp bản sao có chứng thực, kể cả trong những trường hợp pháp luật không bắt buộc. Việc làm này đi ngược lại tinh thần cải cách hành chính, làm phát sinh thêm thủ tục, thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp. Chính vì vậy, Sở Tư pháp Đồng Nai đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Công văn số 2006/UBND-NC ngày 30/7/2025 để chấn chỉnh tình trạng nêu trên, yêu cầu các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Đồng Nai phải thực hiện nghiêm các quy định:

- Chấp nhận bản sao không chứng thực kèm bản chính để đối chiếu khi giải quyết hồ sơ.

- Ưu tiên khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử đã có trong các cơ sở dữ liệu dùng chung của tỉnh để giảm bớt yêu cầu cung cấp giấy tờ cho người dân, doanh nghiệp.

- Tăng cường tuyên truyền và tập huấn cho đội ngũ cán bộ, công chức về quy định pháp luật liên quan đến công chứng, chứng thực.

- Tổ chức kiểm tra và xử lý nghiêm các trường hợp tự ý yêu cầu cung cấp bản sao chứng thực không đúng quy định.

Việc chấn chỉnh này không chỉ giúp giảm phiền hà, chi phí và thời gian cho người dân, mà còn thể hiện nỗ lực thực chất của ngành Tư pháp trong công cuộc cải cách hành chính và chuyển đổi số tư pháp.

Hoàn thiện hành lang pháp lý để giảm tải công việc cho UBND cấp xã

Để giải quyết căn cơ áp lực công việc ở cơ sở, Sở Tư pháp đã tham mưu đồng bộ các giải pháp về thể chế, đề xuất HĐND và UBND tỉnh ban hành các văn bản quy định quan trọng để tạo khung pháp lý tổ chức và thực hiện nhiệm vụ chứng thực tại UBND cấp xã được thuận lợi, giảm tải công việc và nâng cao chất lượng phục vụ cho người dân, doanh nghiệp. 

Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh thông qua Nghị quyết số 11/2025/NQ-HĐND ngày 03/10/2025 quy định việc ủy quyền cho công chức cấp xã thực hiện một số nhiệm vụ chứng thực như bản sao, chữ ký, chữ ký người dịch… theo hình thức ký “thừa ủy quyền” của Chủ tịch UBND xã. Ngày 16/10/2025, Chủ tịch UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 1693/QĐ-UBND về việc triển khai thi hành Nghị quyết số 11/2025/NQ-HĐND trên địa bàn toàn tỉnh. Việc này tạo cơ chế ủy quyền, giúp lãnh đạo UBND cấp xã giảm bớt các công việc mang tính chất thường xuyên để tập trung lãnh đạo, chỉ đạo; đồng thời cũng tạo thuận lợi cho công chức tiếp nhận và trực tiếp giải quyết hồ sơ chứng thực một cách nhanh chóng do rút ngắn thời gian thực hiện và hoàn thành công việc.

Bên cạnh đó, Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định số 45/2025/QĐ-UBND ngày 21/10/2025 (có hiệu lực kể từ ngày 01/11/2025) về chuyển giao nhiệm vụ chứng thực các hợp đồng, giao dịch từ 42 UBND cấp xã[1] sang các tổ chức hành nghề công chứng đã hoạt động ổn định từ 2 năm trở lên. Trong đó, 42 xã, phường thực hiện chuyển giao là những địa phương có sự phát triển kinh tế - xã hội, khối lượng công việc lớn cần thiết phải áp dụng phương án chuyển giao nhằm giảm áp lực, nâng cao chất lượng công việc cho chính quyền cơ sở và bảo đảm tính chuyên nghiệp, an toàn pháp lý và phát huy hiệu quả phục vụ nhân dân các các tổ chức xã hội hóa.

Góp phần vào cải cách hành chính toàn diện của tỉnh

Với những giải pháp đồng bộ, toàn diện nêu trên, trong thời gian qua, Ngành Tư pháp tỉnh Đồng Nai tiếp tục nỗ lực, đồng hành cùng chính quyền các cấp nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi triển khai thực hiện đồng bộ các giải pháp trong lĩnh vực chứng thực để hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm phục vụ.

“Chúng tôi xác định công tác chứng thực không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là dịch vụ pháp lý thiết yếu gắn với quyền lợi của người dân và doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi cải tiến dù là nhỏ nhất cũng sẽ góp phần lớn cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc tại cơ sở và công cuộc cải cách hành chính toàn tỉnh” Giám đốc Sở Tư pháp Phạm Thị Bích Thủy nhấn mạnh.

Với hướng đi đúng và cách làm khoa học, đồng bộ, Ngành Tư pháp Đồng Nai đang từng bước khẳng định vai trò “người gác cổng pháp lý”, góp phần xây dựng chính quyền địa phương phục vụ – hiện đại – chuyên nghiệp, đồng hành vì  người dân và doanh nghiệp trên chặng đường phát triển mới – kỷ nguyên mới của tỉnh Đồng Nai xanh, giàu mạnh, văn minh, hiện đại./.