Hướng dẫn thẩm quyền đăng ký hộ tịch, chứng thực từ UBND cấp huyện về UBND cấp xã

Thực hiện Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp; Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp.

Theo Luật Hộ tịch, trước đây việc đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài do UBND cấp huyện thực hiện, hiện nay theo Nghị định số 120/2025/NĐ-CP thì công tác đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã.

Để đội ngũ làm công tác hộ tịch kịp thời thực hiện nhiệm vụ được phân cấp, phân quyền, Sở Tư pháp đã có văn bản gửi đến UBND các xã, phường trên địa bàn tỉnh về việc triển khai và hướng dẫn thẩm quyền đăng ký hộ tịch, chứng thực từ UBND cấp huyện về UBND cấp xã, trong đó có một số điểm mới, quan trọng liên quan đến công tác đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài, chứng thực:

Ngoài thẩm quyền đăng ký hộ tịch trong nước theo khoản 1 Điều 7 Luật Hộ tịch, UBND cấp xã thực hiện đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch như: Đăng ký sự kiện hộ tịch quy định tại khoản 1 Điều 3 của Luật Hộ tịch có yếu tố nước ngoài (Khai sinh; Kết hôn; Giám hộ; Nhận cha, mẹ, con; Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; Khai tử). Thực hiện các việc hộ tịch theo quy định tại khoản 3 Điều 3 của Luật Hộ tịch (Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài). Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc.

Khai thác cơ sở dữ liệu điện tử: UBND cấp xã khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; xác nhận thông tin hộ tịch đối với các trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn hoặc người có yêu cầu đang cư trú trên địa bàn.

Ký vào sổ hộ tịch: Các sự kiện hộ tịch không bắt buộc phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch; trừ thủ tục đăng ký kết hôn thì bắt buộc nam, nữ phải có mặt để ký vào Sổ Đăng ký kết hôn. Do đó, người dân có thể lựa chọn bất kỳ UBND cấp xã nào để nộp hồ sơ trực tuyến.

Thẩm quyền chứng thực: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 9 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao. UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài được quy định tại điểm c khoản 1 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng, giao dịch được quy định tại Điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được quy định tại Điều 39 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Cộng tác viên dịch thuật: UBND cấp xã tiếp nhận hồ sơ của cộng tác viên dịch thuật và gửi lên Sở Tư pháp để kiểm tra, phê duyệt. Sau khi có Quyết định phê duyệt, UBND cấp xã ký hợp đồng với cộng tác viên dịch thuật, hướng dẫn cộng tác viên đăng ký chữ ký mẫu, đồng thời, niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật để người dân liên hệ thực hiện các yêu cầu liên quan đến chứng thực, hộ tịch.

Ngọc Phúc - Sở Tư pháp